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HomeMy WebLinkAboutFOIA11/14 THE PUBLIC INFORMATION ACT Texas Government Code, Chapter 552, gives you the right to access government records; and an officer for public information and the officer's agent may not ask why you want them. All government information is presumed to be available to the public. Certain exceptions may apply to the disclosure of the information. Governmental bodies shall promptly release requested information that is not confidential by law, either constitutional, statutory, or by judicial decision, or information for which an exception to disclosure has not been sought. Rights of Requestors You have the right to: • Prompt access to information that is not confidential or other­ wise protected; • Receive treatment equal to all other requestors, including ac­ commodation in accordance with the Americans with Disabili­ ties Act (ADA) requirements; • Receive certain kinds of information without exceptions, like the voting record of public officials, and other information; • Receive a written statement of estimated charges, when charges will exceed $40, in advance of work being started and opportuni­ ty to modify the request in response to the itemized statement; • Choose whether to inspect the requested information (most of­ ten at no charge), receive copies of the information or both; • A waiver or reduction of charges if the governmental body determines that access to the information primarily benefits the general public; • Receive a copy of the communication from the governmental body asking the Office of the Attorney General for a ruling on whether the information can be withheld under one of the accepted exceptions, or if the communication discloses the re­ quested information, a redacted copy; • Lodge a written complaint about overcharges for public infor­ mation with the Office of the Attorney General. Complaints of other possible violations may be filed with the county or district attorney of the county where the governmental body, other than a state agency, is located. If the complaint is against the county or district attorney, the complaint must be filed with the Office of the Attorney General. Responsibilities of Governmental Bodies All governmental bodies responding to information requests have the responsibility to: • Establish reasonable procedures for inspecting or copying pub­ lic information and inform requestors of these procedures; • Treat all requestors uniformly and shall give to the requestor all reasonable comfort and facility, including accommodation in accordance with ADA requirements; • Be informed about open records laws and educate employees on the requirements of those laws; • Inform requestors of the estimated charges greater than $40 and any changes in the estimates above 20 percent of the original estimate, and confirm that the requestor accepts the charges, or has amended the request, in writing before finalizing the request; • Inform the requestor if the information cannot be provided prompt­ ly and set a date and time to provide it within a reasonable time; • Request a ruling from the Office of the Attorney General re­ garding any information the governmental body wishes to with­ hold, and send a copy of the request for ruling, or a redacted copy, to the requestor; • Segregate public information from information that may be withheld and provide that public information promptly; • Make a good faith attempt to inform third parties when their pro­ prietary information is being requested from the governmental body; • Respond in writing to all written communications from the Of­ fice of the Attorney General regarding charges for the informa­ tion. Respond to the Office of the Attorney General regarding complaints about violations of the Act. Procedures to Obtain Information Submit a request by mail, fax, e­mail or in person according to a governmental body's reasonable procedures. Include enough description and detail about the information requested to enable the governmental body to accurately identify and locate the information requested. Cooperate with the governmental body's reasonable efforts to clarify the type or amount of information requested. A. Information to be released • You may review it promptly, and if it cannot be produced within 10 business days the public information officer will notify you in writing of the reasonable date and time when it will be available. • Keep all appointments to inspect records and to pick up copies. Failure to keep appointments may result in losing the opportu­ nity to inspect the information at the time requested. Cost of Records • You must respond to any written estimate of charges within 10 business days of the date the governmental body sent it or the request is considered automatically withdrawn. • If estimated costs exceed $100.00 (or $50.00 if a governmental body has fewer than 16 full time employees) the governmental body may require a bond, prepayment or deposit. • You may ask the governmental body to determine whether pro­ viding the information primarily benefits the general public, re­ sulting in a waiver or reduction of charges. • Make a timely payment for all mutually agreed charges. A gov­ ernmental body can demand payment of overdue balances ex­ ceeding $100.00, or obtain a security deposit, before processing additional requests from you. B. Information that may be withheld due to an exception • By the 10th business day after a governmental body receives your written request, a governmental body must: I. request an Attorney General opinion and state which excep­ tions apply; 2. notify the requestor of the referral to the Attorney General; and 3. notify third parties if the request involves their proprietary information. • Failure to request an Attorney General opinion and notify the requestor within 10 business days will result in a presumption that the information is open unless there is a compelling reason to withhold it. • Requestors may send a letter to the Attorney General arguing for release, and may review arguments made by the governmental body. If the arguments disclose the requested information, the requestor may obtain a redacted copy. • The Attorney General must issue a decision no later than the 45th business day from the day after the attorney general received the request for a decision. 'The Attorney General may request an additional 10 business day extension. • Governmental bodies may not ask the Attorney General to "reconsider" an opinion. If you need special accommodation pursuant to the Americans With Disabilities Act (ADA), please contact our ADA coordinator, Flozelle Roberts at (409) 983­8184. To request information from this governmental body, please contact: By mail to: CITY SECRETRY SHERRI BELLARD POST OFFICE BOX 1089, PORT ARTHUR; TX 77641-1089 Web Link: https://www.portarthurtx.gov/FormCenter/Office-of-the-City-Secretary-30/Information-Request-Form-63 By e­mail to: citysecretary@portarthurtx.gov By fax to: (409) 983-8128 In person at: 444 FOURTH STREET SUITE 430 For complaints regarding failure to release public information please contact your local county or district attorney. • You may also contact the Office of the Attorney General, Open Gov­ ernment Hotline, at (512) 478­6736 or toll­free at 1­877­673­6839. • For complaints regarding overcharges, please contact the Office of the Attorney General, Cost Hotline at (512) 475­2497 or toll­free at l­888­672­6787. 11/14 LEY DE INFORMACION PUBLICA EI Capitulo 552 de! Cod igo Gubernamen cal de Texas (Texas Gove rnmen c C o de), le otorga al pu.blico acceso a arch ives gubernament alcs sin que un funcion ario d e in formaci6n pt1'.blica o el a.genre de! fu ncionar io pregunren para que se desea ta! i nformac .i6 n. Se asume que toda la informacion gubernamental esta disponible al publico. Sin embargo, se podrian aplicar algunas excepciones a la revelacion de alguna informacion. Los organismos gubernamentales deberin revelar sin demora la informacion solicitada que no es confidencial conforme a la ley o por decision judicial o informacion para la que no se ha buscado una excepcion a la revelacion. Derechos del Solicitante Tiene derecho a: • Acceso sin demora a informacion que no es confidencial o esta de otra manera protegida; • Ser tratado igual que los demas solicitantes, incluyendo instala­ ciones que cumplen con los requisitos de la Ley para Personas con Discapacidades (Americans with Disabilities Act, ADA); • Recibir cierta informacion sin excepdones, ta! como el expediente de votacion de un fi.mcionario publico y otra informacion; • Recibir par adelantado una lista detallada de las costos calculados, cuando el costo sobrepase 40 dolares, por trabajo que se haga y par la oportunidad de modificar la solicitud en respuesta a esta lista detallada; • Elegir si desea inspeccionar la informacion solicitada (generalmente sin costo alguno), recibir copias de la informacion o arnbas opciones; • Una reduccion o eliminaci6n de! costo si el organismo guberna­ mental determina que el acceso a la informacion beneficia a todo el publico en general; • Recibir una copia de la comunicacion de! organismo guberna­ mental la cual le solicita a la Procuradurfa General una decision sobre si se puede negar la informacion bajo una de las excep­ ciones aceptadas o una copia redactada si dicha comunicacion revela la informacion solicitada; • Presentar una queja escrita ante la Procuradurfa General de Texas por sobrecargos al brindar acceso a informacion publica. Las que­ jas sabre otras posibles violaciones se pueden presentar ante el fiscal de condado o distrito en el condado donde el organismo gubernamental, aparte de una agenda estatal, esta localizado. Si la queja es contra el fiscal de distrito o de! condado, la queja se debe presentar ante la Procuradurfa General. Responsabilidadesde los Organismos Gubemamentales Todos los organismos gubernamentales que responden a solicitudes de informacion tienen la responsabilidad de: • Establecer procedimientos razonables para inspeccionar o co­ piar informacion publica e informar a las solicitantes de este procedimiento; • Tratar a todos las solicitantes igual y brindarles las comodidades y facilidades razonables, incluyendo instalaciones que cumplen con los requisitos de la ADA; • Estar informado sobre las !eyes de transparencia gubernamental y educar a las empleados sabre las requisitos de tales !eyes; • Informar al solicitante de! costo calculado si es mas de 40 dolares y de cualquier cambio en las calculos que sobrepasen el 20 par den­ to del calculo original y confirmar que el solicitante acepta las cargos o ha cambiado la solicitud, por escrito, antes de finalizarla; • Informarle al solicitante si no se puede proveer la informacion con prontitud y establecer una fecha y hora para presentarla dentro de un tiempo razonable; • Solicitar una decision de la Procuradurfa General sabre cualquier informacion que el organismo gubernamental no desee revelar y enviar una copia de la solicitud o una copia redactada al solicitante; • Separar la informacion publica de la informacion que se puede retener y proveer al pubIico la informacion publica rapidamente; • Hacer un intento de buena fe para informar a terceros cuando su informacion de propiedad exclusiva esta siendo solicitada de! organismo gubernamental; • Responder par escrito a todas las comunicaciones escritas de la Procuradurfa General sobre el cos to de la informacion. Responder a la Procuradurfa General sabre quejas de violaciones a la Ley. Procedimientos para Obtener Informaci6n Presentar la solicirud por oorreo, fax, correo elcctrc1nico o en persona segun las procedimientos razonab!es establecidos por un organismo gubernarnental. Ind uir suficie me descrip ci6n y deta!Je ­ ohre la informacion que solicita para permitirle al organismo guhernamental idenrificar la infor­ maci6n solicitada con exac titud y localizarla. C ooperar con las esfuernos razonables de! organismo gubernamental para aclarar el tipo o cantidad de informacion solicitada. A. Informaci6n que se entrega • Usted podrfa revisarla de inmediato, y si no se puede propor­ cionar dentro de! plaza de 10 dfas ha.biles, el funcionario de in­ formacion pu.blica le notificari por escrito de una fecha y hora razonables cuando estara disponible. • Mantenga todas las citas para inspeccionar archivos o recoger co­ pias. El no presentarse a las citas podrfa resultar en perder la opor­ tunidad de inspeccionar la informaci6n en el momenta solicitado. Costo del expediente • Usteddeberam,ponderacualquier estimado porescrito deloscargos quese leenviedentrodeunlapsodelOdiasapartirdelafu:haenquedorganismo guhcmamental lo envi6 o lasolidtud sera oonsiderada como retirada. • Si las costos calculados sobrepasan las 100 dolares (o 50 dolares si el organismo gubernamental cuenta con menos de 16 emplea­ dos de tiempo completo), el organismo gubernamental quizas requiera un bono, pago por adelantado o deposito. • Usted le puede pedir al organismo gubernamental que considere si el proveer la informaci6n beneficia al publico, lo que podrfa resultar en que no se le cobren o se reduzcan las cargos. • Hacer el pago a tiempo de todos los costos acordados por ambos. Un organismo gubernamental puede exigir el pago de los saldos morosos que exceden 100 dolares u obtener un dep6sito de se­ guridad, antes de procesar solicitudes adicionales. B. Infonnacion que podria no serrevelada debido a una excepci6n • Antes o al cumplir los 10 dfas ha.biles despues de que el organis­ mo gubernamental recibe su solicitud escrita, este debe: 1. solicitar una opinion de! Procurador General y declarar que se aplican excepciones; 2. notificarle al solicitante que se ha presentado la solicitud ante el Procurador General; y 3. notificarle a terceros si la informacion tiene que ver con su infor­ macion de propiedad exclusiva. • Si no se solicita una opinion de! Procurador General y no se notifica al solicitante dentro de 10 d1as ha.biles resultara en la suposici6n de que la informacion esta disponible al publico, a menos que exista una razon contundente para no revelarla. • Los solicitantes pueden enviarle una carta al Procurador General exhortandole a que se revele la informacion y pueden revisar argumentos hechos por el organismo gubernamental. Si los ar­ gumentos revelan la informacion solicitada, el solicitante puede obtener una copia redactada. • El Procurador General debe emitir una decision antes de qut, se cum­ plan 45 dias ha.biles desde el dfa en que la Procuradurfa General recibio la solicitud de! organismo gubernamental. El Procurador General puede solicitar una extension adicional de 10 dfas ha.biles. • Los organismos gubernamentales no pueden pedirle al Procura­ dor General que "reconsidere" una opinion. Si necesita servicios especiales que cumplan con la Ley para Personas Discapacitadas (ADA), favor de contactar a nuestro coordinador de ley Flozelle Roberts at (409) 983­8184. Para solicitar informaci6n publica de este organismo, favor de contactar a: Por Correo: CITY SECRETRY SHERRI BELLARD POST OFFICE BOX 1089, PORT ARTHUR, TX 77641-1089 Enlace web: https://www.portarthurtx.gov/FormCenter/Office-of-the-City-Secretary-30/Information-Request-Form-63 Por correo electronico: citysecretary@portarthurlx.gov Por fax a: (409) 983-8128 En persona en: 444 FOURTH STREET SUITE 430 Para presentar una queja sobre informacion publica no revelada, fa­ vor de contactar a su Fiscal de Condado o Distrito. • Tambien puede contactar a la Procuradurfa General, Linea Especial de Transparencia Gubernamental al (512) 478­6736 o gratuitamente al 1­877­673­6839. • Para presentar quejas relacionadas a sobrecargos, favor de con­ tactar a la Linea Especial de Costas de la Procuradurfa General al 512­475­2497 o gratuitamente al 1­888­672­6787.